Üniversitemizde Dijital Arşiv Dönemi Başlıyor

Üniversitemiz arşivinde yapılacak olan dijitalleştirme çalışmaları kapsamında Mavi Salon’da bilgilendirme toplantısı yapıldı. Toplantıya Rektör Yardımcımız Prof. Dr. Erol Yılmaz, daire başkanları, dekanlar ve yüksekokul müdürleri, akademik ve idari personelimiz katıldı.

Programın açılış konuşmasını yapan Bilgi İşlem Dairesi Başkanı Dr. Öğr. Üyesi Fahrettin Horasan, “2023 yılında, Rektörlüğümüzün akademik ve idari birimlere göndermiş olduğu yazıda 17 tane stratejik hedef belirtilmişti. Bu yazıda belirtilen hedeflerden bir tanesi de Dijital Arşiv Projesi’ydi. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı olarak bu projede görev alıyoruz. Bu proje, Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı kontrolünde ve Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının yürütücü sorumluğunda gerçekleştirilecektir. Koordinasyonumuz ise Rektör Yardımcımız Prof. Dr. Sayın Erol Yılmaz tarafından yapılmaktadır. Sizlere kısaca Dijital Arşiv Projesi’nden bahsetmek istiyorum. Çağımız, bilişim çağıdır ve bu çağda bilgiye erişim sistemleri ciddi önem kazanmış durumdadır. Üniversitemiz, devletimiz ve diğer devlet kurumları da bu bilgi ve belgelerin artık fiziki ortamlarda değil; dijital ortamlarda saklanması konusunda kayıtsız kalmayacaktır. Firmalarla yaptığımız görüşmelerde Üniversitemiz gerçekten ciddi bir vizyon çizmiştir. Fiziksel arşivlerden dijital arşive geçiş yapma hedefi Üniversitemize önemli katkıları olacak projelerden biridir. Tasarruf tedbirleri kapsamında yayımlanan genelgeye bakarsak orada fiziki arşivlerin dijitale aktarılmasına, artık fiziki arşivlerin ve dosyaların kullanılmamasına yönelik bir madde var. Üniversitemizin çok uzun zaman önce böyle bir karar alması ve böyle bir strateji ile ilerlemesi çok iyi bir vizyon sahibi olduğunu gösteriyor. Toplantımıza katıldığınız için ve bundan sonraki süreçte bizlere destek olacağınız için şimdiden teşekkür ederim.” dedi.

 Rektör Yardımcımız Prof. Dr. Erol Yılmaz, “Bugün yeni bir haftaya çok önemli bir konuyla başlıyoruz. Konu son derece önemli ve yeri netleşmiş bir konu olarak öne çıkarılmıştır. Modern arşiv tabirini 1845-1846 yılına kadar indirebiliriz fakat Cumhuriyetle birlikte çalışmalar devam etmiş olsa da 1984 yılında kurulan Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüyle bugünkü modern arşivcilik çalışmaları ivme kazanmıştır. Cumhuriyet arşivi Ankara’da yoğunken Osmanlı arşivi İstanbul’da daha yoğundur. Bu arşivler özellikle hem lisans hem doktora eğitimim sırasında kullandığım arşivler arasında yer alır. Üzülerek şunu söylemek isterim ki bu arşivi bizden çok yabancılar kullanıyor. Ruslar, Japonlar, Amerikalılar, İngilizler bizim Osmanlıca dediğimiz eski Türkçe’yi o kadar güzel öğrenmişler ki arşivlerde onların daha çok çalıştıklarını görebiliyoruz. Bizde de tarihçiler, edebiyatçılar çok güzel eserler vererek çalışıyorlar ama keşke hepimiz bu Osmanlıca Türkçesi’ni bilsek de 700 sene önce kendi uzmanlık alanlarımızda neler olduğunu görebilsek. Teknik tanımının ötesinde arşivi çok basit bir şekilde, milletlerin ve devletlerin hafızası diye özetleyebiliriz. Buradan yola çıkarak arşivlerin bir millet için öneminin ne olduğuna bakacak olursak; bin sene öncesini bugüne getiren, bugünün koordinasyonunda temel bilgileri veren, bugünü de yarına taşıyan dolayısıyla bir milletin, dünü ile yarını arasında köprü görevi gördüğünü söyleyebiliriz. Arşivin kurumlar için önemine baktığımızda, kurumların ilgi alanları çerçevesinde başarılı veya başarısız olarak yaptığı harcamaları, planları ve projeleri bugüne getirip bugünle harmanlayıp yeni çalışmaların ve projelerin daha verimli şekilde yapılmasına katkı sağlayan bir birim olarak hizmet ettiğini söyleyebiliriz. Yani Kırıkkale Üniversitesinden bahsediyorsak bu arşiv belgelerinin bizi 1992 yılından bugüne getirdiği gibi; bugünden de yarına götürecek hayati bir önemi vardır. Birimlerimizde yaptığımız çalışmaların geriye dönük olarak hikayesine baktığımızda o projelerin hangi tarihlerde yapıldığını, hangi harcamalar yapıldığını, projelerin doğru veya yanlışlarını görmek istediğimizde ilk başvuracağımız yer, birim arşividir.” şeklinde konuştu.

 Dijitalleşmenin önemine vurgu yapan Rektör Yardımcımız Prof. Dr. Erol Yılmaz, “Dijitalleşmenin şöyle bir önemi var: Artık devlet aklı, dünyadaki global trendlere bakarak dijitalleşmeyi çok hızlı bir şekilde keşfetti. Dolayısıyla artık evrak üretimi elektronik ortamda devam edecek ama o evrakların öyküsü geçmişte olması hasebiyle de birim arşivimiz ve kurum arşivimiz dimdik ayakta durmak durumundadır.” diye konuştu.

 Program, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı personeli Öğretim Görevlisi Halil İbrahim Erkuş’un “Dijital Kurumsal Arşiv Çalışmaları ve Dijital Arşiv” konulu sunumu ile devam etti.

Arşivin önemi hakkında bilgi veren Öğretim Görevlisi Halil İbrahim Erkuş, “Arşiv; kurumların, gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler sonucu meydana gelen ve belli bir amaçla saklanan dokümantasyon, söz konusu dokümantasyona bakan kurum ve bunları barındıran yerlerdir. Arşiv, bir milletin en değerli hazinesi olarak; geçmiş ile bugün arasında irtibat kurar. Devletin ve fertlerin haklarını korur. Ait olduğu devrin örf ve adetlerini sosyal yapısını, müesseselerini ve bunlar arasındaki münasebetleri ortaya koyar; milletlerarası münasebetleri belgeler ve muhafaza eder. Kurumun, hakları ve özellikleri ile onu geçmişinden bugüne, bugünden yarına bağlayan temel dayanağıdır. Arşivin görev ve fonksiyonları; arşiv malzemesini tespit etmek ve ayırmak, kayba uğramasını önlemek, gerekli şartlarda saklamak ve yararlanmaya sunmaktır.” dedi.

 Arşiv hizmetlerinin tam ve eksiksiz yürütülebilmesi için mevzuat, yeterli bina ve tesisler, yetişmiş uzman arşiv personeli ve yeterli bütçe olmak üzere dört temel unsurun sağlanması gerektiğini belirten Öğretim Görevlisi Halil İbrahim Erkuş, “Birim arşivi, kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif biçimde günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı yerlerdir. Kurum arşivi ise kurum ve kuruluşların merkez teşkilatı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivleri ifade eder. Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri kurum arşivinde yapılır. Bununla birlikte, birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemleri için listeler hazırlanabilir. Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde bekleme süresi birimlerin ihtiyaçları dikkate alınarak 1-5 yıl ya da 1-10 yıl süre ile sınırlı tutulur. Dijital ortama aktarılacak belgeler ve dijitalleştirme süreci komisyon tarafından belirlenir. Kurumlar, dijitalleştirilecek belgelerin tespiti ve sürecin planlanması amacıyla komisyon kurarlar. Komisyon değerlendirmesi sonucu sürekli saklanması gereken veya hizmetin sağlıklı yürütülebilmesi için sık kullanılacak belgeler dijital ortama aktarılır.” şeklinde konuştu.

 Arşiv mevzuatı, arşiv malzemesi, arşivlik malzeme, birim arşivine devredilecek malzemenin ayrımı, ayıklama ve imha ile arşiv malzemesinin devri hakkında bilgi veren Öğretim Görevlisi Halil İbrahim Erkuş, konuşmasının sonrasında dinleyicilerin sorularını cevapladı.